Tresor
Tresor anlegen und Dokumente ablegen
Du willst Nachweise sicher ablegen – nicht in der Kamera-Rolle deines Handys oder in einem unverschlüsselten Cloud-Ordner, sondern verschlüsselt und sortiert an einem Ort.
Ein Tresor in GunKey ist ein eigener, verschlüsselter Container. Du kannst mehrere Tresore anlegen – zum Beispiel getrennt nach Zweck oder Wohnort – und für jeden einzeln über Vollmachten regeln, wer im Bedarfsfall Zugriff bekommt.
Voraussetzungen
- Eingeloggt
- PIN entsperrt
Schritte
- Tresor anlegen Vergib einen klaren Namen (z. B. „Haus – Dokumente“ oder „WBK-Bescheide“) statt Standardbezeichnungen – das hilft dir und einer eventuellen Vollmacht später beim Wiederfinden.
- Dokument hochladen Lege Nachweise oder Unterlagen im passenden Tresor ab, statt alles in einen einzigen Sammel-Tresor zu packen.
- Struktur halten Nutze mehrere Tresore oder Ordner konsequent, damit du später schnell findest, was du brauchst – gerade wenn es einmal schnell gehen muss.
Fertig, wenn …
Der Tresor erscheint in der Liste und dein Dokument ist darin sichtbar und öffnet sich fehlerfrei.
Typische Stolpersteine
- Alles in einem einzigen Tresor sammeln, statt nach Zweck zu trennen – erschwert später gezielte Vollmachten.
- Dokumente mit unklaren Dateinamen hochladen – benenne Dateien vor dem Upload aussagekräftig.
Tresorschlüssel sichern / wiederherstellen
Ohne Schlüssel kein Tresorinhalt – so ist die Verschlüsselung gedacht. Sichere ihn deshalb, bevor du ihn brauchst, nicht erst im Notfall, wenn Gerät oder Zugang plötzlich weg sind.
Warum das mehr ist als Fleißarbeit
Die Verschlüsselung schützt dich davor, dass Dritte deine Daten lesen können. Die Kehrseite: Ohne deinen Schlüssel oder deine PIN kann auch GunKey selbst dir nicht einfach wieder Zugriff verschaffen. Ein einmal exportierter, sicher aufbewahrter Schlüssel ist deine Versicherung gegen einen Gerätewechsel, einen Defekt oder einen verlorenen Zugang.
Schritte
- Schlüssel exportieren Lade den Tresorschlüssel herunter, solange du regulären Zugriff hast – nicht erst, wenn schon etwas nicht funktioniert.
- Offline sichern Speichere die Datei an einem Ort, den nur du kontrollierst – etwa einem verschlüsselten USB-Stick an einem sicheren Ort, nicht im E-Mail-Postfach.
- Wiederherstellen testen Wenn du einen zweiten Rechner nutzt: Importiere den Schlüssel nur bewusst und mit der richtigen, aktuellen Datei – ein veralteter Schlüssel-Export kann zu Verwirrung führen.
Gut zu wissen
- Bewahre den Export nicht am selben Ort wie dein Gerät auf – sonst hilft er im Fall eines Diebstahls oder Defekts nicht weiter.
- Aktualisiere den Export nach größeren Änderungen im Tresor, damit er im Ernstfall wirklich aktuell ist.
Vollmacht anlegen und Tresore zuordnen
Du willst jemandem im Ernstfall oder für eine Vertretung Zugriff geben – gezielt auf bestimmte Tresore, nicht „alles für alle“. Genau dafür gibt es die Vollmachten-Funktion.
Eine Vollmacht in GunKey ist mehr als ein Adressbucheintrag: Sie regelt konkret, welche Tresore die benannte Person einsehen kann. Du kannst mehrere Vollmachten mit unterschiedlichen Rechten anlegen – zum Beispiel eine für nahe Angehörige mit Zugriff auf alle Tresore und eine für einen Vereinskollegen mit Zugriff auf nur einen bestimmten Tresor.
Schritte
- Vollmacht anlegen Lege den Vollmachtinhaber mit klaren, vollständigen Daten an – Name und Kontaktweg sollten eindeutig sein.
- Tresore zuordnen Wähle genau die Tresore, auf die Zugriff bestehen soll – nicht automatisch alle, die du besitzt.
- Schlüsselübergabe Nutze den vorgesehenen Export-/Übergabeweg für Vollmachten, nicht irgendwelche Dateien per Chat oder Mail weiterleiten.
Fertig, wenn …
Die Vollmacht ist gespeichert und die gewünschten Tresore sind zugeordnet – prüfe das über die Übersicht der Vollmachten noch einmal nach.
Typische Stolpersteine
- Alle Tresore pauschal zuordnen, „damit es einfacher ist“ – widerspricht dem Gedanken der gezielten Freigabe.
- Die Vollmacht anlegen, aber die eigentliche Schlüsselübergabe vergessen – ohne diese hat die Person trotz Vollmacht keinen technischen Zugriff.
Aktivitätsprotokoll lesen
Du willst nachvollziehen, was in deinem Konto passiert ist – zum Beispiel wann eine Vollmacht angelegt oder ein Dokument hochgeladen wurde. Dafür gibt es das Aktivitätsprotokoll.
Regelmäßiges Draufschauen lohnt sich vor allem, wenn du Vollmachten vergeben hast: So siehst du, ob und wann diese genutzt wurden, ohne selbst nachfragen zu müssen.
Schritte
- Protokoll öffnen Öffne dein Aktivitätsprotokoll im GunKey-Bereich – es listet die wichtigsten Vorgänge in deinem Konto chronologisch.
- Einträge lesen Prüfe Zeitpunkte und Aktionen, wenn dir etwas unklar erscheint oder du nachvollziehen willst, wann eine Änderung vorgenommen wurde.
- Auffälliges melden Wenn ein Eintrag nicht von dir stammt: Sichere zuerst deinen Zugang (PIN/Passwort) und melde den Vorfall danach über Fehler & Wünsche.
Fertig, wenn …
Du kannst die letzten relevanten Aktionen in deinem Konto zeitlich einordnen und weißt, ob alles von dir oder einer autorisierten Vollmacht stammt.